Как перевести сотрудников на удаленную работу

Life.Profit • 2 Апреля 2020

Советами делится онлайн-журнал Ак Барс Банка - Life.Profit.

Чтобы предотвратить распространение коронавируса, работодателям рекомендовали по возможности временно перевести сотрудников на удаленную работу. 

Если вы решили последовать рекомендациям, то почитайте, как все организовать. 


Получите согласие работника

Нельзя переводить сотрудников на удаленную работу без их согласия. Действовать в одностороннем порядке вы можете, только если изменились организационные или технологические условия труда. Но такие изменения нужно обосновать и предупредить работника минимум за два месяца. К ситуации с коронавирусом это не применимо. 

Чтобы перевести работника на удаленку, потребуется получить от сотрудника заявление, оформить приказ и допсоглашение к трудовому договору. 


Скачать образцы заявления, приказа и допсоглашения


Заявление. Сотрудник пишет в произвольной форме. 

Приказ. Если вы переводите на удаленку нескольких сотрудников, можно оформить один приказ на всех. Каждого сотрудника нужно ознакомить с приказом под подпись. 

Допсоглашение к трудовому договору. В нем вы прописываете дистанционный характер работы, место выполнения трудовых обязанностей, и, если нужно, особые условия, связанные со спецификой работы. 

По Трудовому кодексу дистанционный работник сам устанавливает режим рабочего времени, если график не прописали в трудовом договоре. Если вам нужно, чтобы сотрудник был на связи в определенное время, пропишите рабочие часы в договоре. 


Дайте удаленный доступ к корпоративным ресурсам

Для работы из дома сотрудникам может понадобиться корпоративная электронная почта, учетные и CRM-системы, другие программы, установленные на рабочих компьютерах. 

Обеспечить удаленный доступ к рабочему компьютеру можно с помощью специальных программ, таких как TeamViewer и Radmin. Они позволяют в любое время подключаться к офисному компьютеру и пользоваться всем, что в нем есть. 

Бесплатно использовать эти программы можно только в личных целях, для коммерческого использования придется купить платную версию. Недостаток таких программ: для работы нужно, чтобы компьютер в офисе был включен. 

Если корпоративные сервисы находятся в облаке или опубликованы для доступа через интернет, для удаленной работы при выключенном компьютере можно настроить защищенный доступ к ресурсам компании, например, при помощи технологии VPN. Этим должны заниматься IT-специалисты. 


Организуйте совместную работу через интернет

В офисе сотрудники решают вопросы лично, для управления удаленной командой потребуются специальные сервисы. 

Облачные хранилища. Если удаленного доступа к сетевым ресурсам нет, перенесите нужные документы в облачные хранилища: Google Disk, Dropbox, Яндекс. Диск, Microsoft Office Online. Сотрудники смогут из любой точки мира открывать файлы и совместно работать над документами. Например, вы подготовили проект положения и сохранили его в Google Docs. Вам не придется отправлять его по электронной почте — открыв документ по ссылке, коллеги смогут внести правки и комментарии. 

Мессенджеры. Для совместного обсуждения рабочих вопросов вы можете использовать Slack, Rocket chat, Telegram, Good Support, Skype. 

Облачная бухгалтерия. Это бухгалтерская программа, расположенная на удаленном сервере, работающая через интернет. Она обладает всеми функциями привычной бухгалтерской платформы: здесь можно формировать документы и проводить операции. В облачной бухгалтерии также есть возможность оперативно отправлять отчеты в контролирующие органы, получить консультацию экспертов и вести учет товаров и материалов. Те, у кого есть расчетный счет в Ак Барс Банке могут 3 месяца бесплатно пользоваться сервисом облачной бухгалтерии от СКБ Контур.


Открыть расчетный счет в Ак Барс Банке онлайн



Сервисы постановки задач. Чтобы не путаться и не множить цепочки писем в электронной почте, вы можете воспользоваться онлайн-сервисами для совместной работы удаленных сотрудников. Ставить задачи и отслеживать их выполнение можно через Trello, «Планировщик» от Microsoft, Todoist, Asana

Например, в Trello вы создаете доску и подключаете к ней нужных сотрудников. Под каждую задачу создаете отдельную карточку с описанием задачи, устанавливаете срок и добавляете сотрудников, которые в ней задействованы. К карточке можно прикреплять ссылки, загружать файлы и оставлять комментарии. Таким образом, вся история задачи, переписка и файлы будут в одном месте. 

Карточки раскладывают по спискам, например, можно сделать списки «В планах», «В работе», и «Готово». Четких правил на этот счет нет, главное, чтобы вам было удобно. 

Такой способ организации работы не подойдет для многочисленной команды и большого количества задач. Он удобен для небольшого отдела из нескольких человек. 

Бесплатного функционала Trello достаточно, чтобы провести месяц на удаленке без ущерба для работы

CRM-системы. Для более масштабных проектов больше подойдут CRM-системы, например, Мегаплан, amoCRM, «Битрикс24». В них вы можете не только ставить задачи исполнителям, но и, например, вести базу клиентов, контролировать качество работы отдела продаж, получать аналитику по работе с лидами. 

Если вы не используете постоянно CRM-систему, то на время карантина это не вариант — для внедрения требуются время и деньги. 

Системы управления проектами и временем. Сервисы Wrike, TokBox, Gotomeeting, позволяют организовать совместную работу в режиме реального времени. В них вы можете ставить и обсуждать задачи, устраивать совещания, писать и звонить коллегам, обмениваться документами и совместно работать над ними. То есть это своего рода виртуальный офис, который объединяет в себе CRM и мессенджеры. 

Сервисы для контроля времени. Нужно ли контролировать, сколько времени сотрудник провел непосредственно за работой, решать вам. Если важен только результат, перечисленных выше сервисов вполне достаточно. 

Если вы считаете, что без тотального контроля никак, используйте программы Kickidler, «Стахановец», AeroAdmin. Они позволяют в любой момент подключиться к компьютеру сотрудника и проследить, чем он занят. Программы делают периодические скриншоты рабочих столов, а некоторые записывают действия пользователя на видео. Для установки такой программы требуется согласие сотрудника.


Как организовать удаленную работу: Памятка

1. Получите согласие сотрудников, оформите приказ и дополнительное соглашение к трудовому договору. Принудительно переводить сотрудников на удаленную работу нельзя.


2. Организуйте доступ к документам и сервисам. Документы можно хранить в облаке, а доступ к рабочему компьютеру обеспечить с помощью специальных программ.


3. Используйте платные и бесплатные сервисы для организации работы. Они помогут обсуждать и распределять задачи, контролировать их выполнение, а если нужно — отслеживать, чем занимался сотрудник в рабочее время.